Ministerstwo Finansów i faktury – jaki program?
Z doświadczenia wdrożeniowego jedno widać od razu – największym problemem nie jest sam KSeF, tylko to, co zachodzi w jego otoczeniu. System pracuje zgodnie z założeniami. Chaos zaczyna się w organizacji pracy.
W wielu firmach obieg faktur ma zbliżony schemat. Dokument przychodzi mailem, ktoś go zapisuje lokalnie, ktoś inny wprowadza dane ręcznie, a na końcu trzeba jeszcze zweryfikować, czy wszystko się pokrywa. Niby działa, ale przy większej skali system przestaje być wydolny.
KSeF ten problem uwidacznia. Nie daje już możliwości na półśrodki i improwizację.
Dlatego wdrożenie nie powinno zaczynać się od systemu, tylko od przeorganizowania procesu. U jednego z naszych klientów dopiero po analizie okazało się, ile czasu znikało na ręczne przepisywanie danych. Po przekształceniu procesu księgowanie, które wcześniej pochłaniało kilka dni, zaczęło zamykać się w tym samym dniu.
Największy efekt daje Program do KSeF Dokument trafia do systemu, dane są automatycznie rozpoznawane i przekazywane dalej bez udziału człowieka. Proste. I właśnie ta prostota robi największą różnicę.
Na początku naturalnie pojawiają się obawy – to normalne. Zmiana sposobu pracy zawsze wywołuje niepewność. Ale po krótkim czasie wychodzi na jaw, że nikt nie chce cofać się do ręcznego przepisywania dokumentów i sprawdzania ich „na oko”.
Największy błąd, jaki można popełnić, to potraktowanie KSeF jedynie jako formalności do zrealizowania. Wtedy wdraża się minimum i zostaje z tym bałagan na lata. Jeśli jednak potraktuje się ten moment na uporządkowanie procesów, efekty widać bardzo szybko – mniej błędów, więcej kontroli i wymierna oszczędność czasu.